Você sabe o que é chatbot? No ambiente corporativo, a busca por mais automação faz parte das estratégias de qualquer negócio competitivo. Ter uma companhia em que fluxos de trabalho são automatizados garante melhor performance, menos erros e maior habilidade de entregar os resultados esperados a médio e longo prazo.

Ao investir em soluções que automatizam o seu dia a dia, a empresa pode cortar gastos e erros facilmente. Além disso, a carga de trabalho de profissionais será menor, uma vez que eles terão que lidar apenas com rotinas complexas. No cenário de atendimento e relacionamento com o consumidor, portanto, o chatbot se destaca.

Afinal de contas, o chatbot auxilia negócios a terem fluxos mais automatizados e flexíveis. Para ajudar você a entender como isso ocorre, preparamos este post. Continue a leitura e veja o que é chatbot e como ele pode transformar o seu negócio!

O que é chatbot?

É uma ferramenta de automação de atendimento, capaz de receber mensagens de texto, identificar os comandos existentes e entregar dados utilizando linguagem natural. Ou seja, ele pode simular uma conversa semelhante à de um humano, ainda que não seja o caso.

Um chatbot pode ser integrado a diferentes páginas web, aplicativos de mensagens instantâneas e serviços internos. Desse modo, ele consegue entregar mais dados e ser mais útil ao usuário. Afinal, o seu nível de disponibilidade pode ser próximo de 24 horas.

Como os chatbots funcionam?

O funcionamento de um chatbot se dá a partir de um conjunto de recursos. Combinados, eles dão ao sistema a capacidade de identificar demandas, encontrar dados e entregá-los ao usuário rapidamente. São eles:

• APIs de busca, coleta e visualização de dados, voltadas para integrar o chatbot a bases de dados, sistemas de gestão, plataformas de vendas e de análise de dados;
• recursos de inteligência artificial para identificar comandos e conseguir se otimizar continuamente;
• mecanismos de aprendizado de máquina, que podem otimizar o software e ensinar ao código-fonte padrões de funcionamento;
• um banco de dados para entrega rápida de respostas mais frequentes;
• funcionalidades que permitam ao software moldar respostas com linguagem natural.

Em quais cenários o chatbot pode ser integrado?

O chatbot pode ser integrado a diferentes processos do negócio. Veja a seguir como ele afeta o dia a dia das rotinas internas da companhia!

Mais agilidade para atender os clientes

Esse é um dos principais usos de um chatbot. O robô pode ser integrado aos vários canais da empresa para auxiliar no aumento da velocidade do atendimento. Como consequência, os times trabalharão focados apenas em rotinas complexas.

Em outras palavras, o chatbot pode ser utilizado para coletar dados de cadastro de clientes, realizar vendas, agendar visitas ou simplesmente trocar senhas de cadastro online. Assim, o time pode entrar em ação apenas quando especificado pelo cliente ou quando o robô não conseguir resolver a demanda. Isso torna o fluxo de trabalho mais ágil e eficiente.

Gerenciamento centralizado de equipes

É possível gerenciar um fluxo de chamadas digitalizado em um único lugar. Isso torna a rotina de atendimento e o controle das operações muito mais dinâmicos. Afinal, o gestor pode avaliar continuamente o estado de todas as solicitações em busca de problemas.

O sistema de gestão do chatbot pode fazer as etapas de atendimento iniciais e direcionar todas as fases posteriores para os times de suporte de modo inteligente. Os mais complexos serão priorizados para profissionais experientes. Já chamadas simples e que podem ser resolvidas rapidamente, para times dedicados a esse tipo de situação.

Emissão de documentos

Tornou-se comum em atendimentos modernos emitir documentos digitais. O uso dos certificados digitais garante ao negócio criar contratos e outros dados corporativos com validade legal, ainda que a sua assinatura não seja física. Isso torna o dia a dia da empresa muito mais prático e dinâmico.

O chatbot pode ser a solução utilizada para esse fim. Em um atendimento pelo WhatsApp, por exemplo, ele pode ser integrado para emitir nota fiscal ou mesmo um contrato. Assim, as chances de o documento ser entregue com erros são muito menores.

Relatórios personalizados

No ambiente atual, ter dados é essencial para uma empresa. O uso das informações disponíveis para o negócio permite ao gestor cortar gastos, melhorar o seu fluxo de trabalho e tomar decisões inteligentes — tudo isso com o apoio de relatórios inteligentes e inovadores.

O chatbot pode ser utilizado para a empresa emitir relatórios mais abrangentes sobre o fluxo de trabalho do time de atendimento e os indicadores da área. Desse modo, o gestor consegue saber onde há gargalos e como eles ocorrem. Assim, as rotinas podem ser otimizadas continuamente para a empresa ter sempre os resultados esperados a médio e longo prazo.

Realização de vendas

Muitas empresas migraram as suas vendas para meios digitais. Mas essa estratégia só tem o sucesso esperado se o negócio consegue utilizar boas soluções. O chatbot, nesse contexto, pode ser um canal para esse fim.

Ele mantém disponibilidade 24 horas e tem todos os recursos para solucionar demandas de clientes. Como consequência, a companhia pode realizar vendas rapidamente, sem que o consumidor tenha que sair do seu aplicativo de mensagens.

A transformação digital está causando uma grande revolução no mercado. Empresas de vários setores estão buscando recursos mais inovadores e flexíveis para gerir as suas operações. Isso ocorre pois, nesse cenário, a tecnologia deve ser integrada aos fluxos da companhia para reduzir custos e melhorar a sua performance.

O chatbot é uma das soluções que podem ser integradas para transformar a empresa. Os robôs conseguem otimizar o fluxo de troca de informações na companhia, além de evitar erros. Desse modo, os times podem focar na entrega de bons resultados e garantir sempre que as rotinas terão um custo pequeno.

Portanto, a empresa não só deve saber o que é chatbot, mas também ter uma estratégia para integrar essa ferramenta ao seu fluxo de trabalho, capaz de cortar gastos e melhorar o seu desempenho a médio e longo prazo.

Desse modo, todo o negócio passará por melhorias que criarão mais qualidade operacional, menos erros e maior habilidade de atender às demandas dos clientes. Assim, a companhia conseguirá reforçar a sua marca e garantir a sua competitividade a médio e longo prazo.

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